E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer ab 2026

Die E-Rechnung kommt schrittweise — auch für Kleinunternehmer. Was du wirklich umsetzen musst, was nur „nice to have" ist und welche Stichtage 2026 zählen.

Die wichtigsten Stichtage

• Seit 01.01.2025: Alle inländischen B2B-Empfänger — auch Kleinunternehmer — müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist die Empfangspflicht.
• Bis 31.12.2026: Übergangsregelung — Sender (mit Vorjahresumsatz über 800.000 €) dürfen weiter PDFs verschicken, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 01.01.2027: Sender mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028: Sender-Pflicht auch für kleinere Unternehmen (unter 800.000 €). Auch die meisten Kleinunternehmer fallen damit unter die Pflicht.

Was ist eigentlich eine „E-Rechnung"?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat — kein PDF, kein Word-Dokument, kein E-Mail-Text. Akzeptierte Formate in Deutschland:

• XRechnung — reines XML, vom IT-Planungsrat des Bundes spezifiziert.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) — Hybrid-Format aus PDF + eingebettetem XML. Für Menschen lesbar UND maschinell verarbeitbar.

Klassische PDFs (selbst wenn elektronisch versendet) sind keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinne. Sie heißen technisch „sonstige Rechnungen".

Was musst du als Kleinunternehmer 2026 konkret tun?

Empfangspflicht (seit 01.01.2025)

Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Praktisch heißt das:

• Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen angeben (XRechnung kommt oft als XML-Anhang).
• Software haben, die XRechnung/ZUGFeRD lesen kann — das schaffen alle modernen Buchhaltungstools (lexoffice, sevdesk, Buchhaltungsbutler, kontolino, Papierkram).
• Alternativ: Kostenlose Viewer wie der ZUGFeRD-Viewer oder die XRechnung-Visualisierung.

Sendepflicht (für Kleinunternehmer voraussichtlich erst ab 2028)

Bis dahin darfst du weiterhin klassische PDFs verschicken — sofern dein Empfänger zustimmt. Aber: Manche B2B-Kunden verlangen schon heute aktiv E-Rechnungen. Wer früh umstellt, hat einen Vertriebs-Vorteil.

Drei Wege zur eigenen E-Rechnung

1. Buchhaltungssoftware nutzen: Die einfachste Variante. lexoffice, sevdesk & Co. können XRechnung/ZUGFeRD direkt erzeugen.
2. Online-Generator: Es gibt kostenlose Tools wie das E-Rechnungs-Portal des BMWK oder den XRechnung-Generator des KoSIT.
3. Manuell: Theoretisch möglich, aber unpraktisch — XML wäre per Hand zu schreiben.

Übergangsregeln und Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Bleiben weiterhin von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Reisekosten-Rechnungen: Ebenfalls ausgenommen.
• B2C-Rechnungen: Privatkunden zählen nicht — die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte (und teilweise B2G, also Behörden).

Praktischer Tipp für 2026

Wenn du primär B2B-Kunden bedienst und noch klassische PDFs verschickst: Stell jetzt schon auf eine Buchhaltungssoftware um, die E-Rechnung kann. Spätestens 2027/2028 ist es Pflicht — und wer es früh übt, hat keinen Stress.

Quelle: BMF-Schreiben 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung.