E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer ab 2026

Die E-Rechnung kommt schrittweise — auch für Kleinunternehmer. Seit Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen. Die Sendepflicht kommt erst 2027/2028. Das klingt nach viel Zeit, aber die Realität holt viele schon jetzt ein: Große Auftraggeber verlangen bereits E-Rechnungen, öffentliche Auftraggeber sind teilweise schon lange darauf umgestellt, und wer zu spät anfängt, die Software einzurichten, steht unter Druck. Dieser Artikel klärt, was für Kleinunternehmer konkret gilt — heute und in den nächsten Jahren. Und er beantwortet die pragmatische Frage: Was muss ich jetzt tun, und was kann noch warten?

Die wichtigsten Stichtage

• Seit 01.01.2025: Alle inländischen B2B-Empfänger — auch Kleinunternehmer — müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist die Empfangspflicht. Wer eine XRechnung von einem Lieferanten bekommt und sagt „kann ich nicht öffnen", ist in Verzug.
• Bis 31.12.2026: Übergangsregelung für Sender — alle Unternehmen dürfen weiter PDFs oder Papierrechnungen verschicken, sofern der Empfänger zustimmt oder keine Einwände erhebt. Die Zustimmung kann formlos erfolgen.
• Ab 01.01.2027: Sender mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen in konformem Format (XRechnung, ZUGFeRD 2.x Profile EN16931 oder höher) ausstellen. PDF-Rechnungen an andere Unternehmen sind dann nicht mehr zulässig.
• Ab 01.01.2028: Sender-Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich — auch für Kleinunternehmer mit weniger als 800.000 € Umsatz. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und B2C-Umsätze.

Wichtig: Diese Fristen gelten für den inländischen B2B-Bereich. Für Rechnungen an ausländische Unternehmen und Privatpersonen gelten andere Regeln.

Was ist eigentlich eine „E-Rechnung"?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat — kein PDF, kein Word-Dokument, kein E-Mail-Text. Das entscheidende Kriterium: Die Rechnungsdaten müssen maschinell lesbar sein — also in einem definierten XML-Schema vorliegen, das Buchführungssysteme automatisch einlesen können. Akzeptierte Formate in Deutschland:

• XRechnung — reines XML, definiert durch den IT-Planungsrat. Für Menschen ohne Viewer nicht lesbar. Standard im öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen) und zunehmend im B2B. Kostenlose Viewer: Mustang Viewer, XRechnung-Visualisierung des KoSIT.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN16931 oder höher) — Hybrid-Format: Ein normales PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen das PDF, Maschinen lesen das XML. Für Solo-Selbstständige oft der praktischere Einstieg, weil das PDF weiterhin normal aussieht.
• Factur-X — das französische Pendant zu ZUGFeRD, technisch identisch auf Basis der europäischen Norm EN16931. Relevant für EU-Grenzgeschäfte.

Klassische PDFs (selbst wenn elektronisch versandt) sind keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinne nach §14 UStG n.F. Sie heißen technisch „sonstige Rechnungen" und bleiben bis Ende 2027 (Übergangsfrist für Sender unter 800.000 €) zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.

Was musst du als Kleinunternehmer 2026 konkret tun?

Empfangspflicht (seit 01.01.2025)

Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Konkret bedeutet das:

• Eine E-Mail-Adresse, an die Rechnungen geschickt werden können. XRechnung kommt typischerweise als XML-Dateianhang, ZUGFeRD als PDF-Anhang mit eingebetteter XML.
• Software oder einen Viewer, der das Format öffnen kann. Alle modernen Buchhaltungstools können das: lexoffice, sevdesk, Buchhaltungsbutler, kontolino, Papierkram — und viele weitere.
• Alternativ: Kostenlose Viewer wie der Mustang Viewer oder die XRechnung-Visualisierung des KoSIT (online, keine Installation).

Die Empfangspflicht bedeutet nicht, dass du E-Rechnungen aktiv verlangen musst. Aber wenn ein Lieferant dir eine XRechnung schickt, darfst du nicht zurückschreiben: „Bitte als PDF nochmal schicken." Du musst in der Lage sein, sie zu verarbeiten. In der Praxis betrifft das vor allem Kleinunternehmer, die Software-Lizenzen oder IT-Dienstleistungen von größeren Anbietern kaufen, die schon auf E-Rechnung umgestellt haben.

Sendepflicht (für Kleinunternehmer voraussichtlich erst ab 2028)

Bis dahin darfst du weiterhin klassische PDFs verschicken — sofern dein Empfänger zustimmt. Aber: Viele B2B-Kunden verlangen schon heute E-Rechnungen, besonders größere Konzerne und Behörden. Wer früh umstellt, hat einen Wettbewerbsvorteil und vermeidet späten Umstellungsdruck.

Ausnahme Behörden (B2G): Für Aufträge an Bundesbehörden gilt die XRechnung-Pflicht für Sender schon seit 2020. Für Landesbehörden ist es je nach Bundesland gestaffelt — viele sind seit 2021–2023 auf E-Rechnung umgestellt. Wer also als Freelancer Projekte für öffentliche Auftraggeber macht, ist faktisch oft schon heute zur E-Rechnung verpflichtet, unabhängig von der allgemeinen 2028-Frist.

Drei Wege zur eigenen E-Rechnung

1. Buchhaltungssoftware nutzen: Die einfachste und empfehlenswerteste Variante für alle, die regelmäßig Rechnungen schreiben. lexoffice, sevdesk, Papierkram und andere können XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus der Rechnungsmaske erzeugen — ohne dass du etwas von XML wissen musst. Die Software fügt die strukturierten Daten automatisch ein.
2. Online-Generator: Für den gelegentlichen Bedarf oder zum Ausprobieren. Das E-Rechnungs-Portal des BMWK und der XRechnung-Generator des KoSIT sind kostenlos. Du füllst ein Formular aus und bekommst eine konforme XRechnung als Download. Nachteil: kein automatischer Datenabruf, kein Archiv.
3. Manuell via XML: Theoretisch möglich, praktisch unzumutbar — XRechnung basiert auf einem mehrseitigen XML-Schema mit Pflichtfeldern und Pflichtformaten. Nicht für den Alltag gedacht.

Empfehlung für Kleinunternehmer ohne Buchhaltungssoftware: Wenn du unter 10 Rechnungen pro Monat schreibst und noch 2026 oder 2027 auf E-Rechnung umstellen musst, lohnt sich lexoffice oder ein ähnliches Einsteiger-Tool — die monatlichen Kosten (9–15 €) sind schnell durch eingesparte Zeit amortisiert. Viele bieten eine kostenfreie Testphase an. Wer bereits eine Steuersoftware nutzt, sollte prüfen, ob E-Rechnungs-Export dort bereits enthalten ist — bei ELSTER ist das derzeit noch eingeschränkt, aber geplant.

Übergangsregeln und Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Bleiben weiterhin von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — du darfst auch nach 2028 ein PDF oder einen Kassenbon für kleine Beträge ausstellen.
• Reisekosten-Rechnungen: Ebenfalls dauerhaft ausgenommen. Fahrscheine, Hotel-Quittungen und ähnliche Reisekostenbelege müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
• B2C-Rechnungen: Privatkunden zählen nicht. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte (und B2G, also öffentliche Auftraggeber). Wer ausschließlich an Privatpersonen fakturiert, ist auch nach 2028 von der Sendepflicht ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze nach §4 UStG: Bestimmte steuerbefreite Leistungen (z.B. Heilberufe, Bildungsleistungen) sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Was bedeutet die E-Rechnung für die Buchhaltung?

Wer bisher Eingangsrechnungen als PDF ausgedruckt und abgeheftet hat, muss umdenken: E-Rechnungen müssen in ihrem digitalen Format aufbewahrt werden — also als XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck der XRechnung auf Papier reicht für die Aufbewahrungspflicht nicht mehr aus. Das bedeutet: Digitale Archivierung ist Pflicht, mit einem System das die Unveränderlichkeit der Dokumente sichert (keine einfachen Ordner auf dem Desktop, die versehentlich geändert werden können).

Für ausgehende E-Rechnungen gilt dasselbe: Du musst eine Kopie der übersandten E-Rechnung im Format aufbewahren, wie sie an den Empfänger gegangen ist. Gute Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch — deshalb ist der Umstieg auf Software der pragmatischste Weg zur Compliance. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre (§147 Abs. 1 AO). E-Rechnungen müssen in diesem Zeitraum jederzeit maschinell lesbar und unveränderbar archiviert sein — ein einfacher Ordner auf dem Desktop reicht dafür nicht.

Was GoBD-konforme Archivierung in der Praxis bedeutet: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff (GoBD) verlangen, dass elektronische Dokumente unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar und bei einer Betriebsprüfung innerhalb kurzer Zeit abrufbar sind. Für Kleinunternehmer bedeutet das konkret: Entweder eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Archiv verwenden, oder einen Cloud-Dienst, der Versionierung und Zugriffsprotokoll bietet. Ein einfaches Google-Drive-Verzeichnis erfüllt die Anforderungen technisch oft nicht — weil Dateien nachträglich geändert oder gelöscht werden könnten. Wer auf Nummer sicher gehen will, fragt beim Anbieter explizit nach GoBD-Konformität. Die gute Nachricht: Alle gängigen Buchhaltungstools (lexoffice, sevdesk, Papierkram) sind GoBD-konform zertifiziert. Wer seinen Steuerberater in die digitale Ablage einbindet, profitiert zusätzlich: Viele Kanzleien arbeiten heute mit geteilten digitalen Ablagen, in die eingehende E-Rechnungen direkt hochgeladen und automatisch verarbeitet werden.

Sonderfall: Öffentliche Auftraggeber (B2G)

Wer Aufträge von öffentlichen Stellen annimmt — Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen — ist bereits heute oft zur XRechnung verpflichtet, unabhängig von der allgemeinen 2028-Frist. Die Pflicht für Sender an Bundesbehörden gilt seit dem 27. November 2020. Für Landesbehörden ist die Einführung je nach Bundesland gestaffelt und läuft seit 2021–2023. Wer also einen öffentlichen Auftraggeber hat, der XRechnung fordert, muss sie schon heute liefern können.

Praktisch bedeutet das für Freelancer, die z.B. für ein Bundesamt, eine Stadtverwaltung oder eine Universität tätig sind: XRechnung ist keine Frage des guten Willens, sondern Voraussetzung für die Vergütung. Viele öffentliche Auftraggeber haben eigene Portale für den Empfang von E-Rechnungen (z.B. die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, ZRE). Die Übermittlung erfolgt nicht per E-Mail, sondern über das Portal.

Welche Software unterstützt E-Rechnung?

Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer gibt es inzwischen viele Optionen — von kostenlos bis SaaS mit monatlichem Abo:

Wer noch keine Buchhaltungssoftware nutzt und E-Rechnungen erst sporadisch braucht, kommt mit dem kostenlosen BMWK-Generator aus. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte in eine vollwertige Software investieren — das spart bei der Steuererklärung ohnehin Zeit.

Praktischer Tipp für 2026

Wenn du primär B2B-Kunden bedienst und noch klassische PDFs verschickst: Stell jetzt schon auf eine Buchhaltungssoftware um, die E-Rechnung kann. Spätestens 2027/2028 ist es Pflicht — und wer es früh übt, hat keinen Stress. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung-Fähigkeit teilweise bereits jetzt Voraussetzung für die Vergabe.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Kleinunternehmer meinen Kunden aktiv mitteilen, dass ich eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen habe?

Nein — es gibt keine aktive Mitteilungspflicht. Du musst aber faktisch empfangsbereit sein. Wenn ein Lieferant fragt, an welche Adresse er E-Rechnungen schicken soll, solltest du eine nennen können. In der Praxis ist das die ohnehin genutzte Geschäfts-E-Mail-Adresse. Tipp: Lass deine wichtigsten Lieferanten wissen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst — das beschleunigt oft die Verarbeitung auf beiden Seiten.

Muss ich XRechnung oder ZUGFeRD nutzen — oder kann ich wählen?

Beides ist zulässig, sofern das Format der Norm EN16931 entspricht. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuellen Teil — ideal, wenn dein Empfänger die Daten maschinell verarbeitet und kein PDF braucht. ZUGFeRD (ab Profil EN16931) ist ein Hybrid: Menschen sehen ein normales PDF, Maschinen lesen das eingebettete XML. Für Kleinunternehmer, die auch Privatkunden oder kleine Auftraggeber haben, ist ZUGFeRD praktischer — weil das Dokument weiterhin wie eine normale Rechnung aussieht. Größere öffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen oft explizit XRechnung. Im Zweifel: im Auftrag oder Rahmenvertrag nachschauen, welches Format der Auftraggeber erwartet.

Ich stelle nur Rechnungen an Privatpersonen — bin ich von allem befreit?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze (Geschäft mit Unternehmen). Wer ausschließlich an Privatpersonen fakturiert, ist von der Sendepflicht komplett ausgenommen — auch nach 2028. Die Empfangspflicht gilt trotzdem, falls mal ein gewerblicher Lieferant eine E-Rechnung schickt.

Was passiert, wenn ich nach 2028 weiter PDFs verschicke — gibt es eine Strafe?

Ein formaler Bußgeld-Tatbestand für PDF-Senden ist im Gesetz (§14 UStG n.F.) nicht explizit vorgesehen — aber: Eine nicht-konforme Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Das kann beim Empfänger zu Problemen mit dem Vorsteuerabzug führen und bei dir zu einer fehlerhaften Rechnungsstellung. Außerdem kann ein Vertragspartner die Zahlung verweigern, wenn du nicht im vereinbarten Format (E-Rechnung) sendest. Das rechtliche Risiko liegt also weniger bei Bußgeldern als bei zivilrechtlichen und steuerlichen Konsequenzen.

Ich habe nur einen oder zwei Geschäftskunden — lohnt sich die Umstellung trotzdem?

Ja — schon mit einem einzigen B2B-Kunden ist die Umstellung ab 2028 Pflicht. Und selbst heute kann es Sinn machen: Wenn dein Auftraggeber E-Rechnungen bevorzugt oder fordert, signalisiert eine ZUGFeRD-fähige Rechnung Professionalität. Das ist besonders relevant bei Daueraufträgen und Rahmenverträgen, wo der Auftraggeber deine Rechnungen regelmäßig in sein ERP-System einliest. Der einmalige Aufwand für die Software-Einrichtung ist gering — und ein gutes Rechnungstool ist ohnehin für die allgemeine Rechnungsstellung sinnvoll.

Der pragmatische Fahrplan für Kleinunternehmer: Jetzt eine E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang sicherstellen und einen Viewer für XRechnung/ZUGFeRD installieren oder testen. Wer noch keine Buchhaltungssoftware nutzt, sollte bis spätestens 2027 umstellen — damit die Sendepflicht ab 2028 kein Stress wird. Wer schon öffentliche Auftraggeber als Kunden hat, sollte das noch 2026 angehen. Die meisten Tools bieten eine kostenfreie Testphase — nutze sie, um den Workflow für eine echte Rechnung einmal durchzuspielen, bevor es für einen wichtigen Auftrag darauf ankommt. Wer unsicher ist, welches Format sein Auftraggeber erwartet, fragt einfach nach — das ist professionell und zeigt, dass man die Anforderungen ernst nimmt.

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz 2024 und BMF-Schreiben vom Oktober 2024. Einzelne Umsetzungsdetails und Übergangsregeln können sich noch präzisieren. Aktuelle Informationen: BMF und IHK.

Quelle: BMF-Schreiben 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung.