§19-Rechnungs-Generator
PDF mit korrektem §19-Hinweis und allen Pflichtangaben nach §14 UStG. Druck-Vorschau direkt im Browser, kein Upload.
Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst…
…lohnt sich ein professionelles Tool: Papierkram ist gerade für Solo-Selbstständige günstig und beherrscht XRechnung/ZUGFeRD direkt.
* Affiliate-Link.Was auf eine §19-Rechnung muss — und was passiert, wenn etwas fehlt
Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält, ist steuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Für dich als Kleinunternehmer bedeutet das: Dein Kunde kann sie im Zweifel nicht als Betriebsausgabe buchen, und das Finanzamt könnte bei einer Betriebsprüfung nachfragen. Kein Drama, aber unnötiger Aufwand — zumal eine korrekte Rechnung nicht schwieriger zu erstellen ist als eine fehlerhafte.
Folgendes muss drauf sein:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer — beides ist zulässig, beides reicht
- Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer (dazu gleich mehr)
- Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistung — das Wort "Beratung" ohne weiteren Kontext ist im Grunde ausreichend, aber ein bisschen mehr schadet nie
- Das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum — auch wenn es dasselbe ist wie das Rechnungsdatum, muss es angegeben werden (ein kurzer Vermerk wie "Leistungsdatum: s. Rechnungsdatum" ist zulässig)
- Das Entgelt — bei dir also der Nettobetrag, da keine USt anfällt
- Und ganz wichtig: der §19-Hinweis. Ohne ihn ist die Rechnung formal falsch. Der Generator setzt ihn automatisch: "Gemäß §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Bei Rechnungen unter 250 € (sog. Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV) reichen weniger Angaben — Name, Datum, Beschreibung, Betrag und der §19-Hinweis. Empfängerangaben können entfallen. Trotzdem empfiehlt sich ein einheitliches Format für alle Rechnungen.
Die Rechnungsnummer: unterschätzt, aber wichtig
Das Finanzamt verlangt eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird." Was das konkret bedeutet: Die Nummern müssen lückenlos sein. Du kannst nicht 2026-001, 2026-003 haben und erklären, dass du 2026-002 einfach übersprungen hast.
Gängige Formate, die alle funktionieren: 2026-0001, RE-2026-001, 20260042. Buchstaben-Präfixe wie "RE" sind erlaubt. Was nicht geht: eine Nummerierung, die du nach Lust und Laune durchmischt oder neu anfängst. Wenn du Anfang des Jahres mit einer neuen Jahresserie anfängst (z. B. immer ab 001 pro Jahr), ist das völlig in Ordnung — solange du es konsequent machst.
Der Generator schlägt dir beim Start automatisch {{aktuelles Jahr}}-0001 vor. Passe das auf deine eigene Nummerierung an, bevor du druckst.
Leistungsdatum ≠ Rechnungsdatum
Diese Verwechslung passiert ständig. Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum ist der Tag (oder Zeitraum), an dem du deine Leistung erbracht hast — also wann du das Projekt abgeschlossen, den Artikel geliefert oder die Beratung durchgeführt hast.
Oft sind beide identisch. Aber wenn du im Dezember eine Leistung erbringst und die Rechnung erst im Januar schickst, stehen zwei unterschiedliche Daten drauf — und das ist auch korrekt so. Entscheidend für die Umsatzzuordnung ist übrigens nicht das Rechnungsdatum, sondern wann das Geld eingeht (Vereinnahmungsprinzip). Das Leistungsdatum hat darauf keinen direkten Einfluss, muss aber trotzdem angegeben sein.
Was dieser Generator kann — und was nicht
Der Generator erstellt eine optisch saubere Rechnung, die du per Browser-Druckdialog als PDF speicherst. Das funktioniert in Chrome, Firefox und Edge zuverlässig — einfach "Als PDF speichern" im Druckdialog wählen, statt einen echten Drucker. Die Rechnung erfüllt alle §14-Pflichtangaben und trägt den korrekten §19-Hinweis.
Wo die Grenzen sind: Das Tool speichert nichts dauerhaft, führt kein Rechnungsarchiv und exportiert kein XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Für gelegentliche Rechnungen ist das kein Problem — du bewahrst die PDFs einfach in einem Ordner auf. Wer aber regelmäßig viele Rechnungen schreibt, mehrere Kunden verwaltet oder B2B-Kunden hat, die bereits strukturierte E-Rechnungen verlangen, ist mit einer Buchhaltungssoftware besser bedient.
Wenn eine Rechnung falsch war: Korrekturen
Du hast einen Tippfehler im Betrag, ein falsches Datum oder den §19-Hinweis vergessen? Eine Rechnung lässt sich nicht einfach "überschreiben" — das Finanzamt erwartet eine saubere Dokumentation. Der korrekte Weg:
Erstelle eine Rechnungskorrektur (früher oft "Gutschrift" genannt, aber dieser Begriff ist in der Buchhaltung belegt — besser: "Rechnungskorrektur" oder "Stornorechnung"). Trage darin die Nummer der ursprünglichen Rechnung ein und hebe sie damit auf. Dann stellst du eine neue Rechnung mit derselben oder einer neuen Nummer aus, diesmal mit den korrekten Angaben.
Für kleine Fehler wie einen Zahlendreher im Betrag ist das zwar aufwändig, aber notwendig. Die alte PDF solltest du trotzdem aufheben — du brauchst sie, falls das Finanzamt jemals die Originalrechnung sehen will.
E-Rechnung 2026: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch Kleinunternehmer: Wenn du einen Lieferanten hast, der dir eine XRechnung schickt, musst du sie verarbeiten können.
Das Ausstellen von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer aktuell noch nicht Pflicht — du darfst bis auf weiteres klassische PDF-Rechnungen verschicken. Ab 2027 soll die Ausstellungspflicht schrittweise kommen, aber für Kleinunternehmer gibt es voraussichtlich Übergangsregelungen. Stand 2026-06-22 gilt: PDF-Rechnungen sind für B2B weiterhin zulässig, solange der Empfänger keine strukturierte E-Rechnung ausdrücklich verlangt.
Falls ein Kunde XRechnung oder ZUGFeRD fordert, ist dieser Generator nicht ausreichend — dann brauchst du ein Tool wie Papierkram, lexoffice oder sevdesk, die das direkt erzeugen können.
Häufige Fragen
Muss ich "Kleinunternehmer" auf die Rechnung schreiben?
Nein, das Wort "Kleinunternehmer" muss nicht drauf. Was drauf muss, ist der konkrete Hinweis auf §19 Abs. 1 UStG — also dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Der genaue Wortlaut ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, solange der Sachverhalt klar ist. Der Generator verwendet: "Gemäß §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Das ist ein etablierter Standardtext, den Finanzämter problemlos akzeptieren.
Brauche ich eine USt-ID oder reicht die Steuernummer?
Für inländische Rechnungen reicht die Steuernummer vollständig. Eine USt-Identifikationsnummer (USt-ID, beginnt mit "DE") brauchst du nur, wenn du grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig bist — zum Beispiel wenn du einer österreichischen GmbH eine Reverse-Charge-Rechnung stellst. Als Kleinunternehmer kannst du eine USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen, musst es aber nicht.
Was ist, wenn mein Kunde aus dem EU-Ausland ist?
Bei B2B-Kunden in der EU gilt Reverse Charge: Du stellst eine Rechnung ohne USt aus und schreibst statt des §19-Hinweises den Vermerk "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Deine USt-ID und die USt-ID des Kunden müssen beide auf der Rechnung stehen. In diesem Fall ist der Generator nur bedingt geeignet — du müsstest den automatisch gesetzten §19-Hinweis manuell durch den Reverse-Charge-Vermerk ersetzen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufheben?
10 Jahre — das ist die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (§147 AO). Die Uhr läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2025 muss also bis Ende 2035 aufbewahrt werden. Das gilt auch für digitale PDFs, die du auf deiner Festplatte oder in der Cloud speicherst.
Kann ich eine Rechnung auch per WhatsApp oder E-Mail schicken?
Ja. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zum Übermittlungsweg — Rechnung als PDF im E-Mail-Anhang ist Standard und steuerlich vollständig akzeptiert. WhatsApp geht technisch auch, aber das erschwert dir die eigene Archivierung. Wichtig ist nur, dass du eine Kopie behältst.
Darf ich Rechnungen in einer anderen Währung ausstellen?
Ja, du kannst eine Rechnung in USD, CHF oder einer anderen Währung ausstellen. In der Steuer-Buchführung musst du den Betrag dann in Euro umrechnen — maßgeblich ist der Kurs am Tag der Vereinnahmung. Wenn du regelmäßig in Fremdwährungen fakturierst, ist eine Buchhaltungssoftware deutlich praktischer als ein PDF-Generator.