Rechnung als Kleinunternehmer schreiben — Pflichtangaben 2026

Auch ohne Umsatzsteuer-Ausweis muss deine Rechnung als Kleinunternehmer alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Das gilt für Rechnungen über 250 € an Geschäftskunden ebenso wie an Privatpersonen. Plus den expliziten Hinweis auf die §19-Befreiung. Eine fehlende Pflichtangabe macht die Rechnung nicht automatisch ungültig — aber sie kann dazu führen, dass der Auftraggeber die Zahlung zurückstellt, bis die Rechnung korrigiert ist. Und eine Rechnung, auf der versehentlich Umsatzsteuer steht, zieht eine Steuerschuld nach sich. Dieser Artikel zeigt, was rein muss, was raus kann — und wie eine fertige Muster-Rechnung aussieht.

Die Pflichtangaben im Detail

§14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben abschließend auf. Für Kleinunternehmer kommt §19 UStG als Zusatzpflicht hinzu. Alle neun Punkte müssen erfüllt sein, damit eine Rechnung über 250 € als vollständig gilt:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Absenders — Vor- und Zuname, Straße, PLZ, Ort. Eine Postfachadresse reicht nicht.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
3. Steuernummer ODER Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) — Eines davon reicht. Kleinunternehmer haben meist nur die Steuernummer, die das Finanzamt bei der steuerlichen Erfassung zuteilt. Die USt-IdNr. muss extra beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden und ist für Inlandsumsätze nicht erforderlich — nur wenn du auch EU-Auslandsumsätze hast oder für das neue EU-Kleinunternehmer-Verfahren. Gib nie beide auf derselben Rechnung an, wenn du dir nicht sicher bist, welche gilt — in den meisten Fällen reicht die Steuernummer vollständig.
4. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer — keine Lücken, keine Doppelvergabe. Mehrere Nummernkreise (z. B. „2026-K-001" für Kundengruppe K) sind erlaubt, solange jeder Kreis lückenlos ist.
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung — „Beratung" oder „Dienstleistung" reicht nicht. Die Beschreibung muss konkret genug sein, dass eine außenstehende Person versteht, was erbracht wurde. Gute Beispiele: „Texterstellung für Blog-Artikel über KI, ca. 1.200 Wörter, geliefert am 14.04.2026" oder „Strategieberatung zur Produktentwicklung, 4 Std. am 12.04.2026". Projektbasierte Rechnungen können auf einen Anhang oder ein separates Leistungsprotokoll verweisen.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung — Wenn nicht identisch mit dem Rechnungsdatum, muss das Leistungsdatum separat angegeben werden. „Leistungszeitraum: März 2026" oder „Leistung erbracht am: 28.03.2026" sind gültige Formulierungen. Fehlt das Datum, ist die Rechnung formal unvollständig — auch wenn beide Seiten wissen, wann die Arbeit erbracht wurde.
8. Entgelt — Der Rechnungsbetrag in Euro. Als Kleinunternehmer ist Nettobetrag = Bruttobetrag, weil keine USt enthalten ist. Du musst das nicht extra erklären, solange der §19-Hinweis vorhanden ist. Wer mehrere Posten berechnet, sollte eine Summenzeile aufführen.
9. Hinweis auf §19 UStG — Pflicht für Kleinunternehmer (siehe unten).

Der §19-Hinweis (Mustertext)

Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut, aber folgende Formulierungen sind allgemein anerkannt und klar verständlich:

Gemäß §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmer-Regelung).

Oder kürzer:

Kein USt-Ausweis nach §19 UStG.

Beide Varianten sind korrekt. Die erste ist ausführlicher und für Auftraggeber, die die Regelung nicht kennen, selbsterklärender. Die kürzere Variante reicht rechtlich vollkommen aus. Was nicht reicht: Nur „Nettobetrag = Bruttobetrag" ohne Bezug auf §19 — das ist keine ausreichende Begründung, warum keine USt erscheint.

Wichtig: Der Hinweis muss klar erkennbar auf der Rechnung stehen — nicht in einer 6-pt-Fußnote. Am sinnvollsten direkt unter oder neben dem Rechnungsbetrag oder in einem eigenen Absatz im unteren Bereich der Rechnung.

Muster-Rechnungsstruktur

Eine typische Kleinunternehmer-Rechnung enthält diese Blöcke:

Was Du NICHT auf die Rechnung schreiben darfst

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch nicht „inkl. 0 % USt" oder „brutto = netto". Wer als Kleinunternehmer trotzdem USt ausweist, schuldet diese Steuer dem Finanzamt nach §14c UStG — und der Empfänger darf sie nicht als Vorsteuer ziehen.
• Keine USt-IdNr. zwingend — die Steuernummer reicht.
• Keine Bruttoangabe mit Steuersatz — also nicht „Brutto inkl. 19 % USt: …".

Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

Bei Rechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben (§33 UStDV): Name & Anschrift Absender, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt — und der §19-Hinweis. Empfänger-Adresse und Rechnungsnummer sind hier optional.

Wann ist das in der Praxis relevant? Bei kleinen Einzel-Aufträgen, Beratungsgesprächen von einer Stunde, oder wenn du Kursmaterialien für unter 250 € verkaufst. Wichtig: Die 250-€-Grenze gilt für den Rechnungsbetrag gesamt — nicht pro Position. Eine Rechnung über drei Positionen à 100 € (gesamt 300 €) ist keine Kleinbetragsrechnung mehr. Für den Empfänger ist die vereinfachte Rechnung unangenehm, wenn er als Regelbesteuerter Vorsteuer ziehen will — aber das ist nicht dein Problem als §19-Unternehmer, weil du ohnehin keine USt ausweist.

Muss auf jeder Rechnung ein Zahlungsziel stehen?

Nein — das Zahlungsziel ist keine gesetzliche Pflichtangabe nach §14 UStG. Viele Rechnungsvorlagen enthalten es trotzdem, und das ist sinnvoll: Ohne Zahlungsziel gilt rechtlich sofortige Fälligkeit (§271 BGB), was in der Praxis zu Unklarheiten führt. Gängige Formulierung: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] oder innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt." IBAN und BIC sind ebenfalls keine Pflichtangabe, aber ohne diese Angaben kann der Empfänger nicht zahlen — also gehören sie in jede Rechnung, die eine Überweisung erwartet.

Rechnungskorrektur: Was tun, wenn ein Fehler passiert?

Fehler in Rechnungen lassen sich korrigieren — aber nicht durch einfaches Überschreiben der alten Rechnung. Die korrekte Vorgehensweise:

Schritt 1 — Stornorechnung ausstellen: Du erstellst ein Dokument mit dem gleichen Betrag, aber mit negativem Vorzeichen und dem Hinweis „Stornierung Rechnung Nr. [Ursprungsnummer]". Die Stornorechnung bekommt eine eigene neue Rechnungsnummer.

Schritt 2 — Neue Rechnung ausstellen: Die korrigierte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und allen Korrekturen. Auf dieser Rechnung kannst du vermerken: „Ersetzt Rechnung Nr. [Ursprungsnummer]".

Schritt 3 — Beide Versionen aufbewahren: Original, Storno und Neufassung müssen alle 10 Jahre aufbewahrt werden. Das ist wichtig für eine eventuelle Betriebsprüfung.

Wann muss ich korrigieren? Immer dann, wenn eine Pflichtangabe fehlt (z.B. Leistungsdatum vergessen, Rechnungsnummer falsch) oder wenn versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Letzteres ist besonders dringend: §14c UStG macht dich für die ausgewiesene USt haftbar, auch wenn du Kleinunternehmer bist. Je schneller die Korrektur, desto weniger Komplikationen.

Häufige Fehler aus der Praxis

• USt versehentlich ausgewiesen: Rechnung sofort stornieren und neu ausstellen. Wer es nicht korrigiert, schuldet die Steuer trotzdem — §14c UStG gilt unabhängig davon, ob du eigentlich Kleinunternehmer bist. Der Empfänger darf die ausgewiesene USt außerdem nicht als Vorsteuer ziehen, was zu Nachfragen beim Finanzamt führen kann.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder Lücken in der Nummerierung: Beide Varianten sind bei einer Betriebsprüfung ein roter Flag. Lieber ein systematisches Schema von Anfang an: Jahrespräfix + laufende Nummer (z.B. „2026-001"). Wer feststellt, dass er eine Lücke hat, sollte das dokumentieren — z.B. mit einer kurzen Notiz „Nr. 2026-007 storniert, nicht versandt".
• Zu vage Leistungsbeschreibung: „Servicegebühr", „Beratung" oder „Dienstleistung" reichen nicht. Das Finanzamt und der Auftraggeber müssen aus der Rechnung allein verstehen können, was erbracht wurde. Konkrete Angaben: was, wann, wie viel (Stunden/Stück/Seiten).
• Vergessener §19-Hinweis: Formal kein direkter USt-Schaden, aber der Auftraggeber kann die Zahlung zurückstellen bis zur Korrektur. Bei Geschäftskunden, die selbst eine Buchhaltung führen, ist eine Rechnung ohne §19-Hinweis außerdem schwer einzuordnen.
• Falsche oder fehlende Steuernummer: Die Steuernummer auf der Rechnung muss zur Rechnung des Finanzamts passen. Wer umgezogen ist und eine neue Steuernummer bekommen hat, muss die alte Nummer von den Vorlagen entfernen.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung

Was passiert, wenn ich die Rechnungsnummer vergesse oder sie doppelt vergebe?

Fehlende Rechnungsnummer: Die Rechnung ist formal unvollständig. Du kannst sie mit einer nachträglichen Korrekturfassung ergänzen — stell dem Auftraggeber die neue Version zu und hebe beide Fassungen auf. Doppelte Rechnungsnummer: Beim Finanzamt entsteht der Eindruck unvollständiger Buchführung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird das kritisch gesehen. Lösung: Immer jahresbezogene Präfixe nutzen (z.B. "2026-001"), dann passiert das nicht. Wer feststellt, dass er eine Doppelzahl vergeben hat, sollte das so schnell wie möglich mit einer Stornierung und Neu-Ausstellung bereinigen.

Muss ich eine Rechnung mit Briefkopf auf Papier schicken, oder reicht eine E-Mail?

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist vollkommen ausreichend und seit Jahren gängige Praxis — auch gegenüber dem Finanzamt. Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift für Papier. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Rechnungen auf Papier zu versenden. Das PDF sollte unveränderbar sein (keine editierbare Word-Datei als Anhang). Wichtig: Bewahre auch ausgehende Rechnungen als PDF auf — idealerweise in einem datierten Ordner nach Jahr und Rechnungsnummer. Die Aufbewahrungspflicht gilt 10 Jahre.

Darf ich Rechnungen in einer anderen Sprache schreiben?

Ja — für Auslandskunden kannst du Rechnungen auf Englisch, Französisch oder einer anderen Sprache ausstellen. Das Finanzamt verlangt keine deutschen Rechnungen. Der §19-Hinweis kann ebenfalls übersetzt werden, z.B. "No VAT charged as per §19 German VAT Act (small business regulation)." Steuernummer und IBAN bleiben wie gehabt.

E-Rechnung: Kommt das auch für Kleinunternehmer?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger in der Lage sein, E-Rechnungen in strukturierten Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen. Das betrifft dich als Kleinunternehmer zunächst als Empfänger: Falls ein Lieferant dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie verarbeiten können — also ein Tool haben, das XRechnung oder ZUGFeRD öffnen kann.

Als Absender bist du noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für kleine Unternehmen kommt voraussichtlich gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen ab 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Für die meisten Kleinunternehmer ist das also noch Zeit. Trotzdem gilt: Viele große Auftraggeber fordern bereits jetzt E-Rechnungen. Wer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, ist schon heute oft zur XRechnung verpflichtet. Mehr im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2026.

Aufbewahrungspflichten für ausgehende Rechnungen

Ausgehende Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden — gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis mindestens 31.12.2036 aufbewahrt werden.

Das gilt für alle Rechnungsformen: gedruckte Papierrechnungen, PDF-Dateien per E-Mail, Rechnungen aus Buchhaltungs-Software. Wichtig: Digitale Rechnungen müssen lesbar bleiben — also in einem Format, das auch in 10 Jahren noch geöffnet werden kann. PDF ist für Langzeitarchivierung besser geeignet als proprietäre Softwareformate, die möglicherweise nicht mehr existieren.

Praktisch empfiehlt sich ein Ordnersystem nach Jahr und Rechnungsnummer: Rechnungen/2026/2026-001_Kunde-Muster.pdf. So findest du jede Rechnung sofort, wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung danach fragt.

Viele Buchhaltungstools (Lexoffice, sevDesk, FastBill) archivieren Rechnungen automatisch und sorgen für eine revisionssichere Ablage. Wer das manuell macht, sollte regelmäßig Backups anlegen — eine einmalige Sicherheitskopie auf einer externen Festplatte reicht nicht als rechtskonformes Archiv, wenn die Primärdatei verschwunden ist. Empfohlen: Cloud-Backup mit Versionierung oder ein dokumentiertes lokales Backup-System.

Zahlungsziel und Verzugszinsen

Das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach §14 UStG, aber eine wichtige praktische Ergänzung. Übliche Formulierungen: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt" oder „Fällig zum [Datum]". Ohne Zahlungsziel ist eine Rechnung sofort fällig (§271 BGB) — theoretisch. In der Praxis bedeutet keine Angabe meist unklare Verhältnisse.

Wer eine Rechnung mit einem Zahlungsziel ausstellt und der Empfänger zahlt nicht rechtzeitig, gerät nach Ablauf der Frist automatisch in Verzug (§286 Abs. 2 Nr. 1 BGB) — ohne zusätzliche Mahnung. Ab Verzug kannst du Verzugszinsen berechnen: gesetzlich 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Unternehmen. Das musst du nicht einfordern, aber du darfst es. Bei kleinen Beträgen ist der Aufwand für eine formale Mahnung oft größer als der Zinsgewinn — aber die Option zu haben schadet nicht. Wer regelmäßig Zahlungsverzögerungen erlebt, kann Skonto als Anreiz für schnelle Zahlung anbieten: „Bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen 2 % Skonto."

Tipp: Mit dem §19-Rechnungs-Generator kannst du dir eine korrekt formulierte PDF-Rechnung sofort erstellen — alle Pflichtangaben werden geprüft. Das erspart das manuelle Zusammensuchen der Pflichtfelder und verhindert gängige Fehler.

Eine vollständige, korrekt formulierte Rechnung ist das Fundament jeder selbstständigen Tätigkeit. Sie ist zugleich dein wichtigstes Dokument für die Steuererklärung, dein Nachweis gegenüber dem Auftraggeber und — falls es je zum Streit kommt — dein Beleg vor Gericht. Der Aufwand, eine saubere Vorlage einmalig einzurichten, zahlt sich über Jahre aus. Wer seine Rechnungen mit dem §19-Rechnungs-Generator erstellt, hat alle Pflichtfelder von Anfang an korrekt und spart sich das wiederholte Nachschauen.

Dieser Artikel beschreibt die Pflichtangaben nach §14 UStG und §19 UStG auf dem Stand 2026. Bei Fragen zu speziellen Rechnungsformen (z.B. Dauerrechnungen, Abschlagsrechnungen, EU-Auslandsrechnungen) oder steuerlichen Besonderheiten empfiehlt sich eine kurze Steuerberater-Konsultation.