Rechnung als Kleinunternehmer schreiben — Pflichtangaben 2026

Auch ohne Umsatzsteuer-Ausweis muss deine Rechnung als Kleinunternehmer alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Plus den expliziten Hinweis auf die §19-Befreiung. Was rein muss, was raus kann — und ein fertiger Mustersatz.

Die Pflichtangaben im Detail

1. Vollständiger Name und Anschrift des Absenders — Vor- und Zuname, Straße, PLZ, Ort. Eine Postfachadresse reicht nicht.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
3. Steuernummer ODER Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) — Eines davon. Kleinunternehmer haben meist nur die Steuernummer; die USt-IdNr. ist optional und wird nur für EU-Geschäfte gebraucht.
4. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer — keine Lücken, keine Doppelvergabe. Mehrere Nummernkreise (z. B. „2026-K-001" für Kundengruppe K) sind erlaubt, solange jeder Kreis lückenlos ist.
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung — „Beratung" reicht nicht. „Strategieberatung am 12.04.2026, 4 Stunden" schon.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung — Wenn nicht identisch mit dem Rechnungsdatum, separat angeben.
8. Entgelt — Nettobetrag (= Bruttobetrag, weil keine USt enthalten ist).
9. Hinweis auf §19 UStG — Pflicht für Kleinunternehmer (siehe unten).

Der §19-Hinweis (Mustertext)

Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut, aber bewährt haben sich:

Gemäß §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmer-Regelung).

Oder kürzer:

Kein USt-Ausweis nach §19 UStG.

Wichtig: Der Hinweis muss klar erkennbar sein. Verstecke ihn nicht in einer Fußnote.

Was Du NICHT auf die Rechnung schreiben darfst

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch nicht „inkl. 0 % USt" oder „brutto = netto". Wer als Kleinunternehmer trotzdem USt ausweist, schuldet diese Steuer dem Finanzamt nach §14c UStG — und der Empfänger darf sie nicht als Vorsteuer ziehen.
• Keine USt-IdNr. zwingend — die Steuernummer reicht.
• Keine Bruttoangabe mit Steuersatz — also nicht „Brutto inkl. 19 % USt: …".

Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

Bei Rechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben (§33 UStDV): Name & Anschrift Absender, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt — und der §19-Hinweis. Empfänger-Adresse und Rechnungsnummer sind hier optional.

Häufige Fehler aus der Praxis

• USt versehentlich ausgewiesen: Rechnung sofort korrigieren mit Stornierung und Neu-Ausstellung. Wer es nicht korrigiert, schuldet die Steuer trotzdem.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben: Bei Betriebsprüfung ein Standardvorwurf. Lieber pro Jahr neu beginnen mit Jahrespräfix („2026-001").
• „Servicegebühr" als Leistungsbeschreibung: Zu unspezifisch. Branche, konkrete Tätigkeit, Zeitraum nennen.
• Vergessener §19-Hinweis: Formal kein USt-Schaden, aber der Empfänger könnte irritiert sein.

E-Rechnung: Kommt das auch für Kleinunternehmer?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Empfänger E-Rechnungen entgegennehmen können. Kleinunternehmer dürfen weiterhin klassische PDF-Rechnungen senden, müssen aber selbst empfangsbereit sein. Die Sender-Pflicht für Kleinunternehmer kommt voraussichtlich erst 2027/2028. Mehr im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2026.

Tipp: Mit dem §19-Rechnungs-Generator kannst du dir eine korrekt formulierte PDF-Rechnung sofort erstellen — alle Pflichtangaben werden geprüft.