E-Rechnung 2027: Was Kleinunternehmer jetzt tun müssen

Die Sendepflicht für E-Rechnungen kommt in zwei Stufen: Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz elektronische Rechnungen ausstellen. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Rechnungen — also auch für Kleinunternehmer mit wenigen tausend Euro Umsatz. Bis dahin ist noch etwas Zeit, aber „noch Zeit" bedeutet nicht, dass nichts getan werden muss. Wer jetzt anfängt, hat 18 Monate, um den Umstieg entspannt zu vollziehen. Wer wartet, steht Ende 2027 unter Druck — während gleichzeitig die Nachfrage nach Software-Support und Steuerberater-Kapazitäten sprunghaft steigen wird. Dieser Artikel ist ein konkreter Handlungsleitfaden: Was musst du wann tun, welches Format ist das richtige für dich, und wie richtest du deinen Workflow ein?

Kurze Wiederholung: Worum geht es?

Eine E-Rechnung ist kein PDF — auch kein per E-Mail gesendetes PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat, das Computer automatisch einlesen können. In Deutschland sind zwei Formate zulässig: XRechnung (reines XML, für Menschen ohne Viewer kaum lesbar) und ZUGFeRD ab Profil EN16931 (Hybrid: normales PDF mit eingebettetem XML — Menschen sehen das PDF, Maschinen lesen das XML). Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN16931 und sind gesetzlich gleichwertig.

Was sich ändert, ist die Sendepflicht. Die Empfangspflicht — also die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen und verarbeiten zu können — gilt bereits seit 01.01.2025. Wenn du noch nicht geprüft hast, ob du E-Rechnungen empfangen kannst, ist das der allererste Schritt. Den Überblick über alle Fristen findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 2026.

Schritt 1: Prüfe, ob du jetzt schon senden musst

Zwei Situationen, in denen die Sendepflicht schon vor 2028 greift:

• Öffentliche Auftraggeber (B2G): Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die XRechnung-Pflicht bereits seit November 2020. Viele Landesbehörden und Kommunen folgten 2021–2023. Wer also einen Auftrag von einer Stadtverwaltung, einem Bundesamt oder einer Universität hat, muss XRechnung heute schon liefern können — unabhängig von der allgemeinen 2028-Frist.
• Große Auftraggeber, die es bereits verlangen: Manche Konzerne verlangen intern schon E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format — weil sie ihre Kreditoren-Prozesse automatisiert haben. Das steht dann oft in Rahmenverträgen oder wird bei der Freigabe als Dienstleister kommuniziert. Wer einen solchen Kunden hat, muss umstellen — oder riskiert Zahlungsverzögerungen.

Für alle anderen Kleinunternehmer ohne öffentliche Auftraggeber und ohne entsprechende Vertragsklauseln gilt: Sendepflicht ab 01.01.2028. Bis dahin darfst du noch klassische PDFs verschicken — sofern der Empfänger nicht widerspricht.

Schritt 2: Wähle dein Format

Die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist weniger schwierig, als sie klingt:

Für die meisten Kleinunternehmer ist ZUGFeRD die praktischere Wahl: Das Dokument sieht für den Empfänger aus wie eine normale Rechnung, erfüllt aber alle gesetzlichen Anforderungen. Wer öffentliche Auftraggeber hat oder hat haben will, muss XRechnung unterstützen — viele Softwaretools bieten beides.

Wichtig: Das Profil muss stimmen. ZUGFeRD-Rechnungen müssen mindestens das Profil EN16931 (auch „Comfort" genannt) oder höher verwenden. Das ältere Profil „BASIC" oder „MINIMUM" reicht für die Sendepflicht ab 2028 nicht aus. Alle aktuellen Buchhaltungstools erstellen automatisch das richtige Profil — du musst das nicht manuell prüfen, wenn du aktuelle Software nutzt.

Schritt 3: Richte deine Software ein

Das ist der praktische Kern. Ohne geeignete Software ist E-Rechnung kaum handhabbar — XML-Dateien manuell zu erstellen ist technisch möglich, aber für den Alltag ungeeignet. Deine Optionen:

Option A: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Export

Die empfehlenswerteste Lösung für alle, die regelmäßig Rechnungen schreiben. Tools wie lexoffice, sevdesk, Papierkram oder FastBill können XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Rechnungsmaske erzeugen. Du gibst deine Rechnungsdaten ein wie bisher — die Software erledigt das XML-Format im Hintergrund. Der vollständige Vergleich der Tools findet sich im EÜR-Software-Vergleich 2026.

Kosten: Die meisten Einsteiger-Tarife liegen zwischen 9 und 15 € pro Monat. Bei monatlich ein bis zwei Rechnungen ist das wirtschaftlich, wenn man die Zeit für manuelle Erstellung gegenrechnet — und spätestens ab 2028 ist es ohnehin alternativlos.

Option B: Kostenloser Online-Generator

Für den gelegentlichen Bedarf oder zum Testen: Der XRechnung-Generator des KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) und das E-Rechnungs-Portal des BMWK sind kostenlos. Du füllst ein Formular aus und bekommst eine konforme XRechnung als Download. Kein Archiv, keine Anbindung an Buchhaltung — aber als Einstieg und für Testläufe geeignet.

Option C: ELSTER

ELSTER bietet bisher eingeschränkte E-Rechnungs-Funktionalität. Für Solo-Selbstständige, die ihre Steuererklärung über ELSTER abgeben, ist ELSTER als Rechnungserstellungs-Tool nicht primär geeignet — es ist ein Steuererklärungssystem, kein Rechnungsprogramm. Hier ist weiterhin separate Software nötig.

Schritt 4: Teste mit einer echten Rechnung

Ein häufiger Fehler: Software einrichten, aber nie tatsächlich eine E-Rechnung erstellen und verschicken. Das führt dazu, dass beim ersten echten Auftraggeber, der XRechnung fordert, Fehler auffallen — unter Zeitdruck.

Empfohlenes Vorgehen:

1. Erstelle in deiner gewählten Software eine Testrechnung an eine fiktive Firma oder an dich selbst.
2. Lade die resultierende Datei herunter (XML oder ZUGFeRD-PDF).
3. Validiere sie mit dem kostenlosen KoSIT-Validator (online, keine Installation): Das Tool prüft, ob deine E-Rechnung die EN16931-Norm erfüllt und alle Pflichtfelder enthält.
4. Falls du B2G-Kunden hast: Teste die Übermittlung über das Portal deines Auftraggebers (z.B. die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, ZRE) einmal im Leerlauf — nicht erst, wenn ein echter Auftrag bezahlt werden soll.

Der Testlauf dauert 15 bis 30 Minuten. Er gibt dir Sicherheit und deckt eventuelle Einrichtungsfehler auf, bevor sie teuer werden.

Schritt 5: Archivierung regeln

E-Rechnungen müssen im digitalen Ursprungsformat aufbewahrt werden — nicht als Ausdruck. Das gilt für ein- und ausgehende Rechnungen gleichermaßen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (§147 Abs. 1 AO). „Aufbewahren" bedeutet: unveränderbar, jederzeit lesbar, bei einer Betriebsprüfung innerhalb kurzer Zeit zugänglich.

Konkret: Ein einfacher Desktop-Ordner reicht in der Regel nicht — Dateien dort können versehentlich geändert oder gelöscht werden, was den GoBD-Anforderungen (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff) widerspricht. Alle gängigen Buchhaltungstools (lexoffice, sevdesk, Papierkram) sind GoBD-konform zertifiziert und archivieren deine Rechnungen automatisch. Wenn du noch kein Tool nutzt, ist das ein guter Grund, jetzt damit anzufangen.

Was du vermeiden solltest: E-Rechnungen ausdrucken und abheften. Das PDF auf Papier hat keinen Rechtswert mehr, wenn die Sendung als XML-Datei erfolgt ist. Das Original-XML oder -ZUGFeRD-PDF muss digital archiviert bleiben.

Was ändert sich für Kleinunternehmer nach §19 UStG konkret?

Eine häufige Frage: Muss eine Kleinunternehmer-Rechnung nach §19 UStG überhaupt eine E-Rechnung sein? Die Antwort: Ja — die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig vom §19-Status. Der Kleinunternehmer-Status befreit von der Umsatzsteuer, nicht von den Formvorschriften für Rechnungen. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer ihre B2B-Rechnungen im strukturierten XML-Format ausstellen.

Was sich an der Rechnungsstruktur ändert: Im Wesentlichen kommt das XML-Format hinzu — der Inhalt bleibt gleich. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG, einschließlich des §19-Hinweises, müssen weiterhin enthalten sein. Was auf der Rechnung steht, ändert sich nicht. Wie sie technisch übermittelt wird, schon. Mehr zu den Pflichtangaben: Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

Ausnahmen — wann bleibt das PDF zulässig?

Auch nach 2028 gibt es Situationen, in denen klassische Rechnungen zulässig bleiben:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV) — dauerhaft ausgenommen von der E-Rechnungspflicht.
• B2C-Rechnungen — Rechnungen an Privatpersonen (keine Unternehmen) fallen nicht unter die Sendepflicht.
• Fahrscheine und Reisekostenbelege — dauerhaft ausgenommen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 UStG — z.B. Heilberufe, bestimmte Bildungsleistungen.

Wer ausschließlich an Privatpersonen fakturiert (rein B2C), ist von der Sendepflicht komplett befreit. Die Empfangspflicht — also die Fähigkeit, E-Rechnungen von Lieferanten entgegenzunehmen — bleibt trotzdem bestehen.

Zeitplan auf einen Blick

Häufige Fragen

Mein einziger Kunde ist eine GmbH. Muss ich wirklich E-Rechnung einrichten?

Ab 01.01.2028 ja — auch mit einem einzigen B2B-Kunden. Dein Auftraggeber darf nach diesem Datum keine klassische PDF-Rechnung mehr akzeptieren, ohne dass er dadurch Probleme mit seinem Vorsteuerabzug riskiert (bzw. bei Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer zumindest die formale Grundlage für die Buchung). Fange rechtzeitig an — die meisten Buchhaltungstools lassen sich in einer Stunde einrichten.

Kann ich meinen Kunden bitten, noch eine Weile PDFs zu akzeptieren?

Bis Ende 2027 ja — die Übergangsregelung erlaubt es, mit Zustimmung des Empfängers weiter PDFs zu senden. Diese Zustimmung kann formlos erfolgen. Ab 01.01.2028 ist das nicht mehr möglich, sofern keine Ausnahme (Kleinbetrag, B2C etc.) greift.

Was kostet das Ganze wirklich?

Wer bereits Buchhaltungssoftware nutzt: Prüfe, ob E-Rechnung im aktuellen Tarif enthalten ist — bei den meisten großen Anbietern ist es das inzwischen. Wer noch keine Software hat: Einsteiger-Tarife ab ca. 9 €/Monat. Für gelegentlichen Bedarf: kostenlose Online-Generatoren. Die einmalige Einrichtungszeit beträgt für die meisten Solos 1–3 Stunden.

Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage auf Basis des Wachstumschancengesetzes 2024 und der BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. Die konkreten technischen Anforderungen (XRechnung-Version, ZUGFeRD-Profile) können sich mit weiteren Verwaltungsanweisungen präzisieren. Stand: 2026. Im Zweifel aktuelle Informationen beim Steuerberater oder der zuständigen IHK einholen.