Welche Kosten kann ich als Kleinunternehmer absetzen?

Als Kleinunternehmer zahlst du keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen — aber du zahlst Einkommensteuer auf deinen Gewinn. Und genau hier kommen Betriebsausgaben ins Spiel: Alles, was du für deine selbstständige Tätigkeit ausgibst, mindert den Gewinn und damit die Steuerlast. Die Frage ist nur, welche Ausgaben das Finanzamt anerkennt, wie du sie dokumentierst und welche Sonderfälle es gibt. Diese Übersicht liefert eine vollständige, praxisorientierte Antwort.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Formulierung klingt abstrakt, ist aber entscheidend: Es reicht nicht, dass du etwas kaufst, das du gelegentlich beruflich nutzt. Die Ausgabe muss primär dem Betrieb dienen. Eine neue Kamera für einen Fotografen — eindeutig Betriebsausgabe. Dieselbe Kamera für einen Buchhalter, der damit den Familienurlaub dokumentiert — keine Betriebsausgabe.

Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern (beruflich und privat) gilt: Liegt der berufliche Anteil nachweislich bei mindestens 10 %, kann der berufliche Anteil als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Der private Anteil bleibt privat. Das Finanzamt erwartet bei solchen Aufteilungen eine nachvollziehbare Schätzung oder Dokumentation — z. B. ein Logbuch beim Fahrzeug oder eine Aufstellung der Nutzungsstunden bei einem Computer.

Homeoffice und Arbeitszimmer

Wer von zu Hause aus arbeitet, kann das steuerlich nutzen. Seit 2023 gilt die Tagespauschale für das Homeoffice: 6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr — also bis zu 1.260 Euro jährlich. Du musst keinen abgetrennten Raum haben; es reicht, wenn du an diesem Tag überwiegend von zu Hause gearbeitet hast. Kein Nachweis der tatsächlichen Kosten nötig, keine Flächenberechnung. Die Tagespauschale ist die einfachste Option für alle, die kein separates Arbeitszimmer haben.

Wer dagegen ein separates Arbeitszimmer hat — ein Raum, der ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzt wird und in dem der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit liegt — kann die tatsächlichen anteiligen Raumkosten absetzen: Miete/AfA, Nebenkosten, Strom, Reinigung, jeweils im Verhältnis der Raumfläche zur Gesamtfläche. Das lohnt sich bei höheren Raumkosten und klar abgegrenzter Nutzung. Beide Optionen (Tagespauschale und Arbeitszimmer-Abzug) schließen sich aus — du wählst pro Jahr eine davon.

Arbeitsmittel und Ausstattung

Gegenstände, die du für deine Tätigkeit benötigst, sind Betriebsausgaben. Dabei gibt es zwei Wege:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Gegenstände bis 800 Euro netto (für Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer ziehen können, ist das der Bruttobetrag, also 800 Euro inkl. MwSt.) können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Das gilt für Stühle, Mikrofone, Kameras, Tablets, kleine Werkzeuge und ähnliches.
• Abschreibung (AfA): Teurere Wirtschaftsgüter werden über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Ein Laptop (3 Jahre): 33 % pro Jahr. Ein Schreibtisch (13 Jahre): ca. 7–8 % pro Jahr. Die Nutzungsdauer-Tabellen der Finanzverwaltung (AfA-Tabellen) sind der Maßstab.

Typische Arbeitsmittel, die das Finanzamt akzeptiert: Computer, Laptop, Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Headset, Kamera (bei entsprechender Tätigkeit), Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl), Fachliteratur, Büromaterial.

Software und digitale Tools

Laufende Kosten für Software-Abonnements sind vollständig absetzbar: Buchhaltungssoftware (lexoffice, sevdesk, WISO), Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams), Projektmanagement-Apps, Adobe Creative Cloud, Grafikprogramme, Hosting und Domain, Newsletter-Tools, Cloud-Speicher. Einmalige Software-Käufe über 800 Euro werden wie Anlagegüter abgeschrieben (üblich: 3 Jahre für Software). Alles unter 800 Euro wird sofort abgesetzt.

Telefon und Internet

Gemischt genutzt — beruflich und privat. Das Finanzamt akzeptiert ohne großen Nachweis-Aufwand eine Pauschale von 20 % der Telefonkosten, maximal 20 Euro pro Monat. Wer höhere berufliche Nutzung nachweisen kann, kann mehr absetzen — aber dann ist eine Aufteilung über drei Monate mit Einzelnachweis vorzulegen (Verbindungsnachweise, die berufliche und private Calls trennen). Für die meisten Solos ist die 20-%-Pauschale der pragmatische Weg.

Das gleiche Prinzip gilt für eine separate Internetverbindung — wenn sie überwiegend beruflich genutzt wird, kann ein entsprechender Anteil angesetzt werden.

Fahrtkosten

Für Fahrten zu Kunden, Veranstaltungen oder auf Dienstreise gibt es zwei Methoden:

• Kilometerpauschale: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw (0,38 Euro ab dem 21. Kilometer einer Fernreise). Einfach, kein Fahrtenbuch nötig, aber du musst Datum, Ziel und Anlass jeder Fahrt notieren.
• Fahrtenbuch: Du weist den tatsächlichen beruflichen Nutzungsanteil nach und setzt diesen Anteil der tatsächlichen Kfz-Kosten (Benzin, Versicherung, Reparaturen, AfA) ab. Aufwendiger, aber bei hohem Kfz-Wert und geringer Privatnutzung deutlich vorteilhafter.

Fahrten zwischen Wohnung und einer dauerhaften Betriebsstätte (z. B. gemietetes Büro) werden als Entfernungspauschale abgesetzt: 0,30 Euro pro Kilometer einfache Strecke, ab dem 21. km 0,38 Euro — nicht die doppelte Strecke, sondern nur eine Richtung.

Weiterbildung und Fortbildung

Seminare, Kurse, Online-Schulungen, Fachbücher, Fachzeitschriften — alles absetzbar, wenn es der beruflichen Tätigkeit dient. Ein Texter, der einen Copywriting-Kurs bucht: Betriebsausgabe. Ein Fotograf, der einen Bildbearbeitungs-Workshop besucht: Betriebsausgabe. Reise- und Übernachtungskosten für eine Fachtagung: ebenfalls absetzbar. Wichtig ist der erkennbare berufliche Bezug; allgemeine Persönlichkeitsentwicklung ohne konkreten Tätigkeitsbezug erkennen Finanzämter nicht an.

Versicherungen

Beruflich veranlasste Versicherungsbeiträge sind Betriebsausgaben: Berufshaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflicht, Berufsrechtsschutz, Inventarversicherung, IT-Versicherung, Ausfallversicherung für Honorarforderungen. Private Versicherungen (Krankenversicherung, Rentenversicherung, private Haftpflicht) gehören dagegen in die Sonderausgaben der privaten Steuererklärung — nicht in die EÜR.

Beiträge und Mitgliedschaften

IHK-Beiträge, Verbandsbeiträge (Berufsverbände, Branchenverbände), Kammerbeiträge und ähnliche beruflich veranlasste Beiträge sind absetzbar. Beiträge zu allgemeinen Vereinen ohne beruflichen Bezug nicht.

Bewirtungskosten

Bewirtung von Geschäftspartnern (Kundenessen, Mittagessen mit Kooperationspartner) ist zu 70 % absetzbar. Die restlichen 30 % sind nicht abzugsfähig. Voraussetzung: ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg (Restaurant-Rechnung auf Firmennamen, mit Datum, Ort, Teilnehmer und Anlass handschriftlich ergänzt). Reine Eigenverköstigung — also wenn du allein ißt — ist nie Betriebsausgabe.

Porto, Bürobedarf, Bankgebühren

Briefmarken, Versandkosten, Druckerpapier, Toner, USB-Sticks, Stifte, Ordner — alles Betriebsausgabe. Kontoführungsgebühren für ein Geschäftskonto sind vollständig absetzbar. Auch Kosten für einen Steuerberater oder Buchhalter sind Betriebsausgaben — soweit sie auf den betrieblichen Teil der Steuererklärung entfallen.

Was du nicht absetzen kannst

Einige Ausgaben sind ausdrücklich nicht abzugsfähig oder nur eingeschränkt anerkannt:

• Kleidung: Nur Schutzkleidung oder typische Berufskleidung (Arztkittel, Uniform, Sicherheitsschuhe) ist absetzbar. Normale Business-Kleidung — Anzug, Bluse, Schuhe — ist privat, auch wenn du sie nur für Kundentermine trägst.
• Geschenke an Geschäftspartner: maximal 50 Euro netto pro Person und Jahr (ab 2024 erhöht von 35 auf 50 Euro).
• Unangemessene Aufwendungen: Das Finanzamt kann Betriebsausgaben kürzen, wenn sie im Verhältnis zum Umsatz oder zur Tätigkeit völlig unangemessen sind.
• Bußgelder und Strafzahlungen: Nicht absetzbar, egal ob beruflich oder privat veranlasst.
• Vorsteuer: Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus — du kannst deshalb auch keine Vorsteuer ziehen. Die Bruttorechnungsbeträge sind deine Betriebsausgaben, nicht die Nettobeträge.

Belege — was du aufheben musst

Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg: Kassenbon, Rechnung, Kontoauszug. Die Aufbewahrungspflicht gilt für 10 Jahre (§ 147 AO). Digitale Belege sind erlaubt — scanne oder fotografiere Papierbelege, speichere sie revisionssicher (nicht überschreibbar, nachvollziehbare Ablage). Viele Buchhaltungstools (lexoffice, sevdesk, Fastbill) helfen dabei, Belege direkt beim Erfassen hochzuladen und zuzuordnen.

Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (inkl. MwSt.) reicht ein einfacher Kassenbeleg ohne Empfängerangabe. Über 250 Euro muss die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten — auch wenn du als Kleinunternehmer selbst keine USt ausweist.

Praktische Checkliste: Betriebsausgaben im Überblick

Dieser Artikel gibt allgemeine Informationen zu Betriebsausgaben für Kleinunternehmer auf dem Stand 2025/2026. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall hängt von der konkreten Tätigkeit und Nutzung ab. Bei größeren Investitionen oder unklaren Fällen empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.